Déménagement informatique : Comment s’y prendre ?
Les étapes d’un déménagement informatique
1/ Les démarches à effectuer six mois avant le déménagement
Dès qu’elle a trouvé des nouveaux locaux qui lui conviennent, une entreprise qui doit déménager doit commencer par se renseigner au sujet des conditions dans lesquelles ses nouveaux bureaux pourront être raccordés au réseau Internet.
En outre, il faut qu’elle vérifie les points suivants :
– la conformité des bureaux aux dispositions du Code du travail et éventuellement à la convention collective applicable ;
– la surface et la climatisation de la salle de serveurs ;
– la présence de faux plafonds dans les locaux ;
– la qualité du réseau de câblage informatique (il faut notamment faire contrôler l’état des câbles et des prises ainsi que la disposition de ces dernières) ;
– la couverture Wifi en vue de connaître le nombre de bornes nécessaires pour que les conditions de travail des salariés soient satisfaisantes ;
D’autre part, il faut contacter le bailleur pour préparer la réaction du bail et demander à l’assureur les conditions dans lesquelles le matériel qui va être déménagé peut être assuré.
Un cahier des charges fixant les prestations attendues du déménageur doit être établi. Ce cahier doit préciser notamment quelles sont les personnes qui effectueront les différentes tâches telles que l’emballage et le déballage des ordinateurs, des écrans, des imprimantes et des claviers.
Il faut aussi définir les conditions dans lesquelles les équipements informatiques pourront être hébergés afin d’assurer notamment un respect total des exigences concernant la conservation des données.
En outre, il faut penser suffisamment tôt aux mesures à prendre pour la conservation des possibilités d’accès au réseau Internet, des liaisons entre sites et des contacts avec le datacenter.
Pour prendre ces mesures, il faut tenir compte du fait que la mise en place d’une fibre optique peut durer six mois.
⦁ Les dispositions devant être prises trois mois avant le déménagement
Il faut en premier lieu faire un appel d’offres auprès des prestataires spécialisés dans les déménagements d’équipement informatique afin que le contrat puisse être signé suffisamment tôt pour que le déménagement se déroule dans le délai prévu.
demenageur.com permet de faire cet appel d’offres en suivant une procédure très simple qui consiste à compléter un formulaire qui sera transmis simultanément à tous les déménageurs qui sont enregistrés dans ce site et qui peuvent effectuer le déménagement d’un parc d’ordinateurs.
D’autre part, il est nécessaire de désigner des collaborateurs qui se chargeront de transmettre des informations entre les différents niveaux de la hiérarchie et de superviser le travail des déménageurs.
D’autre part, il faut préparer l’installation de l’entreprise dans ses nouveaux locaux notamment en faisant en sorte que ceux-ci soient prêts pour que les ordinateurs puissent fonctionner dès que l’entreprise aura emménagé.
Il faut par ailleurs faire effectuer tous les travaux indispensables pour que les locaux soient parfaitement fonctionnels à cette date.
En ce qui concerne les équipements informatiques, il faut notamment préparer les mesures qui assureront la sécurité de la salle des serveurs et des autres locaux dans lesquels seront placés les fichiers ou les équipements qui exigent une protection renforcée. Lors de ces démarches, les garanties concernant les équipements fournis doivent être évaluées.
Les démarches à effectuer deux mois avant le déménagement informatique
Il faut préparer les démarches suivantes :
1/ Travaux et nettoyage concernant les locaux que l’entreprise va quitter ;
2/ Demandes de raccordement des nouveaux locaux au réseau téléphonique, au réseau Internet ainsi qu’aux réseaux de distribution d’électricité ;
3/ Conséquences du changement d’adresse IP (il faut notamment penser aux modifications des règles de sécurité concernant les liaisons entre les sites et le réseau Internet) ;
D’autre part, l’entreprise doit acheter tous les petits équipements tels que des câbles, des rallonges ou des multiprises ainsi que les vis qui seront nécessaires pour la baie.
Enfin, il est prudent de préparer des ordinateurs portables qui pourront être mis à la disposition des collaborateurs si des problèmes techniques empêchent l’utilisation immédiate des ordinateurs de bureau.
⦁ Les démarches à effectuer un mois avant le déménagement
Il est urgent de veiller à ce que les accès à Internet et au réseau téléphonique soient parfaitement opérationnels lorsque l’entreprise s’installera dans ses nouveaux bureaux.
Ainsi, il est judicieux de vérifier chacune des prises d’accès au réseau au moyen d’un appareil pouvant évaluer la qualité de la liaison.
Ce type de démarche permet de détecter les éventuels problèmes et de faire en sorte qu’ils soient résolus à temps.
⦁ Les dispositions à prendre dans les jours qui précèdent le déménagement
Il faut notamment donner un code à chaque ordinateur, à chaque imprimante, à chaque écran ainsi qu’à chaque clavier et contrôler les sauvegardes.
Enfin, après avoir pris les mesures nécessaires pour la conservation des données, il faut arrêter les ordinateurs avant de les placer dans les cartons.
Le budget à prévoir pour un déménagement informatique
Le coût du déménagement d’un parc informatique dépend notamment de la quantité d’appareils qui devront être déménagés et de la distance à parcourir.
Le coût moyen du transfert d’un poste de travail complet s’élève approximativement à 150 € hors-taxes.
Cette somme inclut notamment le déménagement des meubles du bureau, de l’équipement informatique et des cartons contenant les dossiers.
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