Réussir le déménagement de son entreprise : prix, formalités, salariés

Mis à jour SEPTEMBRE 2023

Le déménagement d’une entreprise est une décision importante, parfois stratégique, pour travailler dans des locaux plus grands, mieux placés ou moins chers. Quelle que soit la raison, la création d’un plan de déménagement et une organisation minutieuse sont nécessaires pour ne pas ralentir l’activité de la société et démobiliser les salariés. De même, la sécurité des marchandises doit être une priorité. Voici nos conseils pour planifier votre projet de déménagement d’entreprise et le faire dans les meilleures conditions.

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Comment organiser le déménagement d’une entreprise ?

Les déménagements impliquent le transfert d’effets professionnels ou personnels d’une destination à une nouvelle. Dans le cas d’un déménagement de ménage, il est possible de le faire soi-même ou de faire appel à une société de déménagement pour particuliers. Les déménagements d’entreprises nécessitent une planification détaillée et une organisation précise. Déménager une entreprise a bien plus d’implications qu’un simple déménagement. Vous aurez ainsi besoin d’une préparation importante et d’une bonne capacité d’adaptation pour que cela n’affecte pas négativement les conditions de travail du personnel.

Annoncez et expliquez les raisons du déménagement aux salariés 

Si vous avez prévu de déménager votre entreprise ou toutes vos sociétés, vous devez savoir que ce projet concerne également le personnel. Collaborateur ou employé, la décision du transfert de bureaux nécessite aussi une préparation du personnel. Il est important de considérer les suggestions de chacun afin de prévenir le stress individuel et d’aider à mieux appréhender le changement de locaux.

De plus, une préparation matérielle et une coordination de la part de toute l’équipe est aussi nécessaire, notamment concernant les emballages et les solutions de stockage.

Remplissez les formalités indispensables pour un déménagement d’entreprise

Les formalités administratives sont nombreuses :

Le changement d’adresse officiel du siège est la formalité la plus importante.

Il doit avoir été décidé :

• Soit par le gérant et ratifié par les associés dans une SARL ;
• Soit par le conseil d’administration dans une SA.

Ensuite, le changement d’adresse fait l’objet d’une déclaration au Centre des formalités des entreprises (CFE) pour éviter tout problème de registre.

Faites appel à un service de déménagement professionnel

Lorsque tous les préparatifs administratifs et structurels de votre projet de déménagement sont terminés, il ne vous reste plus qu’à contacter un réseau de professionnels qui proposent des services de qualité. En effet, le déménagement d’une société implique à la fois le transfert de mobilier (les meubles d’entreprises sont souvent encombrants et lourds), et celui d’objets fragiles comme le matériel informatique ainsi que de marchandises. Pour un déménagement réussi, il vous faut donc confier la tâche à une société qui propose un service de déménagement professionnel. La qualité des prestations de déménagement est essentielle pour assurer une transition en douceur vers votre nouvel emplacement.

Commencez par demander un devis de déménagement pour entreprise et par choisir un déménageur selon vos besoins et votre budget pour avoir une équipe professionnelle à vos côtés. Chaque client à ses besoins spécifiques, demenageur.com vous permet de trouver les professionnels en France qu’il vous faut pour emménager dans vos nouveaux locaux en toute tranquillité.

Combien coûte un déménagement d’entreprise ?

Le calcul du prix d’un déménagement dépend de plusieurs paramètres :

• Le type de prestation fournie avec le lot de services : montage, démontage, emballage, fourniture des cartons, aménagement des nouveaux locaux… ;
• Le volume d’affaires à transporter (articles, marchandises, meubles…) impacte le nombre de déménageurs nécessaires au chargement et le nombre de véhicules pour le transport ;
• La distance entre l’ancienne adresse et la nouvelle prend en compte les frais de déplacement, le carburant, le péage, le nombre d’heures de mobilisation des déménageurs.

Prix du déménagement d’une entreprise par poste de travail

En France, un devis de déménagement par poste de travail dépend directement du nombre de salariés. Cette solution est souvent privilégiée, car le coût est adapté à la taille des sociétés : plus elle sera importante, plus elle sera avantageuse.

Ce tableau est calculé pour une formule sur la base d’une équipe de 10 à 20 personnes :

L’entreprise a la possibilité de réaliser une économie sur le déménagement par postes de travail en impliquant ses salariés dans le démontage et le déménagement de leurs effets personnels.

Il y aura ainsi moins de mains d’œuvre à mobiliser, donc moins de frais pour le professionnel.

L’informatique en revanche augmente le coût en raison de sa complexité : c’est du matériel sensible, la perte de données serait dommageable pour l’entreprise. La continuité dans les nouveaux locaux est indispensable.

Prix du déménagement d’une entreprise par m3

Le calcul selon le volume d’affaires à déménager détermine le nombre de camions nécessaires. Plus les locaux sont grands, plus il y a de mobilier.

À titre informatif, un volume de 100 m3 correspond à une surface de 200 m².

Plus la distance est grande, plus le coût est évidemment élevé. Il peut donc être intéressant de profiter d’un retour à vide du déménageur.

Si une entreprise a peu de volume à déménager, elle peut également partager les frais par un groupage avec une autre entreprise.

Exemples de prix pour un déménagement d’entreprise

Le seul paramètre étudié ici est le volume à transporter, donc le nombre de véhicules nécessaires au transport des affaires.

Pour un déménagement ayant une distance de moins de 50 km :

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 Les entreprises préfèrent déménager en fin de semaine pour être opérationnelles plus rapidement, ce qui explique pourquoi les week-ends sont réservés en priorité.

Là encore, la prise en charge partielle du déménagement par les salariés permet de réaliser des économies substantielles.

L’opération de démontage et de mise en carton augmentent le nombre d’heures de travail des déménageurs.

Un déménagement représente un coût parfois trop lourd pour l’entreprise. En revanche, prendre en charge sa logistique représente, par manque de savoir-faire, une perte de temps tout aussi coûteuse.

Les salariés ne sont pas productifs pendant cette période.

Limiter l’intervention du déménageur est de ce point de vue avantageux : l’entreprise profite de son expertise en termes de logistique et de transport tout en réduisant les coûts.

• Le démontage,
• La mise en carton,
• Le remontage dans les nouveaux locaux est assuré par les salariés eux-mêmes.

Check List Déménagement d’entreprise : Comment le préparer ?

Un déménagement se prépare plusieurs mois à l’avance et demande une bonne capacité d’organisation. En dehors des formalités administratives auprès des différents organismes comme l’URSSAF, le centre des impôts, etc, de nombreuses autres tâches sont à planifier à l’interne. L’objectif est d’assurer une transition en douceur.

Voici votre check-list :

• Étape 1 : Désigner un ou plusieurs responsables dans l’entreprise pour superviser les opérations ;
• Étape 2 : Prévenir les salariés (lettre de notification) et les représentants du personnel, les impliquer, leur présenter les nouveaux locaux ;
• Étape 3 : Faire un état des lieux des travaux éventuels à réaliser pour rendre les locaux en bon état ;
• Étape 4 : Informer vos clients et vos fournisseurs de votre prochain déménagement (lettre d’information) ;
• Étape 5 : Trier les documents et les archives ;
• Étape 6 : Assurez-vous d’inventorier tous les meubles de votre entreprise avant le déménagement pour éviter toute perte ou tout dommage.
• Étape 7 : Effectuer l’installation des lignes de téléphone et Internet dans les nouveaux locaux ;
• Étape 8 : Dresser l’inventaire de votre parc informatique ;
• Étape 9 : Recourir à des prestations pour le nettoyage des anciens locaux ;
• Étape 10 : Faire vos changements d’adresse auprès de tous les organismes officiels (la France en compte beaucoup) et sur les documents de l’entreprise (brochures, plaquettes, cartes de visite, site en ligne…) ;
• Étape 11 : Résilier vos abonnements d’électricité et d’eau.

Assurer la continuité pendant le déménagement de l’entreprise

Pour les déménagements, il est crucial de faire au mieux pour minimiser l’impact sur les clients. L’organisation du déménagement par une équipe professionnelle sur un week-end évite toute rupture de l’activité de l’entreprise.

Votre installation sera optimisée si, en amont, vous avez pensé à l’aménagement des nouveaux locaux avant le déménagement.

Ainsi, si le mobilier doit être changé, pensez à le choisir et à le commander suffisamment tôt pour le mettre en place avant l’arrivée de l’entreprise pour vous éviter tout stockage. Vos bureaux seront prêts.

Déménagement Micro Entreprise : cas spécifique

Les démarches pour une microentreprise dépendent de la nature de votre activité :

• Activités libérales : déclaration à l’URSSAF ;
• Activités artisanales : déclaration à la Chambre des métiers et de l’artisanat ;
• Activités commerciales : déclaration à la Chambre du commerce.

Après avoir fait votre déclaration en ligne, vous devez télécharger le formulaire pour l’expédier au CFE avec la photocopie de votre carte d’identité, un justificatif de domicile et un extrait d’immatriculation.

Vous recevrez ensuite un nouveau numéro de SIRET, le SIREN est inchangé.

Déménagement d’entreprise : le droit des salariés

Lors d’un changement de lieu de travail, vous avez l’obligation d’informer vos salariés vous-même ou par l’entremise des délégués du personnel si leur nombre est inférieur à 50.

Au-delà, c’est au comité d’entreprise ou au comité d’hygiène et de sécurité de s’en occuper.

• Si l’entreprise déménage dans la même zone géographique, le salarié ne peut pas refuser le changement de lieu de travail. À défaut, il s’expose à un licenciement pour motif personnel. Il ne peut pas prétendre non plus à une indemnité compensatoire pour couvrir ses frais de transport à moins d’apporter la preuve d’un surcoût ;
• Si l’entreprise change de région et qu’aucune clause de mobilité géographique ne figure sur son contrat, le salarié est en droit de refuser. Il sera alors licencié pour motif économique.

Déménagement d’entreprise : quel délai de prévenance pour un salarié ?

Le délai de prévenance pour un salarié dépend de la convention collective et du motif du déménagement. Il n’y a donc pas de règle.

Déménagement pour motif économique : un délai de 1 mois est prévu en cas de déménagement pour motif économique.

Dans les autres situations, la bonne pratique est de prévenir suffisamment tôt pour que les salariés puissent anticiper (2 à 3 mois).

Déménagement d’entreprise : quels impacts sur le contrat de travail ?

Seul un déménagement dans une autre région obligera la signature par le salarié d’un avenant au contrat de travail, sauf si sa mobilité géographique y est prévue.

Il sera envoyé en recommandé avec accusé de réception.

Le salarié dispose alors d’un délai de 1 mois pour le refuser, ou de 15 jours en cas de liquidation judiciaire.

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