Réussir le déménagement de son entreprise : prix, formalités, salariés
Mis à jour mars 2023
Le déménagement d’une entreprise est une décision importante, parfois stratégique : travailler dans des locaux plus grands, mieux placés ou moins chers. Quelle que soit la raison, l’organisation doit être minutieuse afin de ne pas ralentir l’activité de l’entreprise et démobiliser les salariés. Voici nos conseils pour planifier votre projet de déménagement d’entreprise et le faire dans les meilleures conditions.
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Comment organiser le déménagement d’une entreprise ?
Un déménagement implique le transfert d’effets personnels ou professionnels d’une destination à une nouvelle. Dans le cas d’un déménagement de ménage, il est possible de le faire soi-même ou de faire appel à une société de déménagement pour particuliers. Cependant, déménager une entreprise a bien plus d’implications qu’un simple déménagement. Vous aurez ainsi besoin d’une préparation conséquente pour que cela n’affecte pas négativement les conditions de travail du personnel.
Annoncez et expliquez les raisons du déménagement aux salariés
Si vous avez prévu de déménager votre entreprise, vous devez savoir que ce projet concerne également le personnel. Collaborateur ou employé, la décision du transfert de bureaux nécessite aussi une préparation du personnel. Il est important de prendre en compte les suggestions de chacun afin de prévenir le stress individuel et d’aider à mieux appréhender le changement de locaux.
De plus, une préparation matérielle et une coordination de la part de toute l’équipe est également nécessaire, notamment en ce qui concerne les emballages et les solutions de stockage.
Remplissez les formalités indispensables pour un déménagement d’entreprise
Les formalités administratives sont nombreuses :
| Étape 1 | Résilier le bail commercial (au moins 6 mois de préavis dans la plupart des cas) par courrier recommandé avec A/R après avoir trouvé les nouveaux locaux adaptés à vos besoins. Ceux-ci doivent satisfaire aux mieux les attentes du personnel. |
| Étape 2 | Signaler votre changement d’adresse du siège social auprès de l’administration fiscale, l’Urssaf, la caisse de retraite, la sécurité sociale et la préfecture pour modifier votre Kbis |
| Étape 3 | Faire suivre votre courrier à la poste |
| Étape 4 | Assurer vos nouveaux locaux auprès de votre assureur |
| Étape 5 | Faire le changement d’adresse auprès de votre banque |
| Étape 6 | Changer l’adresse du siège social sur les statuts de l’entreprise |
Le changement d’adresse officiel du siège est la formalité la plus importante.
Il doit avoir été décidé :
- soit par le gérant et ratifié par les associés dans une SARL,
- soit par le conseil d’administration dans une SA.
Ensuite, le changement d’adresse fait l’objet d’une déclaration au Centre des formalités des entreprises (CFE).
Faites appel à un service de déménagement professionnel
Lorsque tous les préparatifs administratifs et structurels de votre projet de déménagement sont terminés, il ne vous reste plus qu’à prendre contact avec des professionnels. En effet, un déménagement d’entreprise implique non seulement le transfert de mobilier mais aussi celui d’objets fragiles comme le matériel informatique. Pour un déménagement réussi, il vous faut donc confier la tâche à une compagnie de déménagement professionnelle.
Commencez par demander un devis de déménagement et par choisir un déménageur selon vos besoins et votre budget. Demenageur.com vous permet de trouver les professionnels qu’il vous faut pour emménager dans vos nouveaux locaux en toute tranquillité.
Combien coûte un déménagement d’entreprise ?
Le calcul du prix d’un déménagement dépend de plusieurs paramètres :
- Le type de prestation fournie : montage, démontage, emballage, fourniture des cartons, aménagement des nouveaux locaux…
- Le volume d’affaires à transporter impacte le nombre de déménageurs nécessaires au chargement et le nombre de camions pour le transport,
- La distance entre l’ancienne adresse et la nouvelle prend en compte les frais de déplacement, le carburant, le péage, le nombre d’heures de mobilisation des déménageurs.
Prix du déménagement d’une entreprise par poste de travail
Un devis de déménagement par poste de travail dépend directement du nombre de salariés. Cette solution est souvent privilégiée car le coût est adapté à la taille de l’entreprise : plus elle sera importante, plus elle sera avantageuse.
Ce tableau est calculé sur la base d’une équipe de 10 à 20 personnes :
| Prix déménagement par poste de travail | Même ville | 200 km | 400 km | 600 km | 800 km |
|---|---|---|---|---|---|
| Les déménageurs s’occupent de tout | 250 – 350 | 280 – 380 | 310 – 410 | 340 – 440 | 370 – 470 |
| Les déménageurs s’occupent de tout sauf l’informatique | 230 – 330 | 260 – 360 | 290 – 390 | 320 – 420 | 350 – 450 |
| Les équipes démontent leurs postes de travail | 210 – 310 | 240 -340 | 270 – 370 | 300 – 400 | 330 – 430 |
| Les équipes démontent et déménagent leurs effets personnels | 190 – 290 | 220 – 320 | 250 -350 | 280 – 380 | 310 – 410 |
L’entreprise a la possibilité de réaliser une économie sur le déménagement par postes de travail en impliquant ses salariés dans le démontage et le déménagement de leurs effets personnels.
Il y aura ainsi moins de main d’œuvre à mobiliser donc moins de frais pour le professionnel.
L’informatique en revanche augmente le coût en raison de sa complexité: c’est du matériel sensible, la perte de données serait dommageable pour l’entreprise. La continuité dans les nouveaux locaux est indispensable.
Prix du déménagement d’une entreprise par m3
Le calcul selon le volume d’affaires à déménager détermine le nombre de camions nécessaires. Plus les locaux sont grands, plus il y a de mobilier.
A titre informatif, un volume de 100 m3 correspond à une surface de 200 m².
| Prix déménagement entreprise par m3 en Euros | Même ville | 200 km | 400 km | 600 km | 800 km |
|---|---|---|---|---|---|
| 20m3 | 400 – 800 | 800 – 1200 | 1200 – 1600 | 1600 – 2000 | 2000 – 2400 |
| 50m3 | 1000 – 2000 | 1500 – 2500 | 2000 – 2500 | 2500 – 3000 | 3000 – 3500 |
| 100m3 | 3000 – 6000 | 4500 – 7500 | 6000 – 9000 | 7500 – 10500 | 9000 – 12000 |
| 150m3 | 4500 – 9000 | 5500 – 10000 | 6500 – 11000 | 7500 – 12000 | 8500 – 13000 |
Plus la distance est grande, plus le coût est évidemment élevé. Il peut donc être intéressant de profiter d’un retour à vide du déménageur.
Si une entreprise a peu de volume à déménager, elle peut également partager les frais par un groupage avec une autre entreprise.
Exemples de prix pour un déménagement d’entreprise
Le seul paramètre pris en compte ici est le volume à transporter donc le nombre de camions nécessaires au transport des affaires.
Pour un déménagement ayant une distance de moins de 50 km :
| 25 m3 | 50 m3 | 75 m3 | 100 m3 | |
|---|---|---|---|---|
| Les déménageurs s’occupent de tout | 1500 – 2500 | 3000 – 5000 | 4500 – 6500 | 6000 – 7500 |
| Les déménageurs s’occupent de tout sauf l’informatique | 1300 – 2300 | 2800 – 4800 | 4300 – 6300 | 5800 – 7300 |
| Les équipes démontent leurs postes de travail | 1100 – 2100 | 2600 – 4600 | 4100 – 6100 | 5600 – 7100 |
| Les équipes démontent et déménagent leurs effets personnels | 900 – 1900 | 2400 – 4400 | 3900 – 5900 | 5400 – 6900 |
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Là encore, la prise en charge partielle du déménagement par les salariés permet de réaliser des économies substantielles.
L’opération de démontage et de mise en carton augmentent en effet le nombre d’heures de travail des déménageurs.
Quelques conseils pour un déménagement d’entreprise pas cher
Un déménagement représente un coût parfois trop lourd pour l’entreprise. En revanche, prendre en charge sa logistique représente, par manque de savoir-faire, une perte de temps tout aussi coûteuse.
Les salariés sont en effet improductifs pendant cette période.
La solution est alors peut-être d’organiser le déménagement pendant les congés ou un week-end si la distance entre l’ancienne adresse et la nouvelle est courte. Mais, il faudra indemniser les salariés de toute façon.
Limiter l’intervention du déménageur est de ce point de vue avantageux : l’entreprise profite de son expertise en termes de logistique et de transport tout en réduisant les coûts.
- Le démontage,
- La mise en carton,
- Le remontage dans les nouveaux locaux est assuré par les salariés eux-mêmes.
| Eté | Week-end | 2 mois |
|---|---|---|
| Fin d’année comptable | Week-end
En semaine |
2 mois
1 mois et demi |
| Basse saison | Week-end
En semaine |
1 mois
3 semaines |
Les entreprises préfèrent déménager en fin de semaine pour être opérationnelles plus rapidement, ce qui explique pourquoi les week-ends sont réservés en priorité.
Check List Déménagement d’entreprise : Comment le préparer ?
Un déménagement se prépare plusieurs mois à l’avance. En dehors des formalités administratives auprès des différents organismes comme l’URSSAF, le centre des impôts, etc, de nombreuses autres tâches sont à planifier à l’interne. L’objectif est d’assurer une transition en douceur.
Voici votre check-list :
- Étape 1: Désigner un ou plusieurs responsables dans l’entreprise pour superviser les opérations ;
- Étape 2 : Prévenir les salariés et les représentants du personnel, les impliquer, leur présenter les nouveaux locaux ;
- Étape 3 : Faire un état des lieux des travaux éventuels à réaliser pour rendre les locaux en bon état ;
- Étape 4 : Informer vos clients et vos fournisseurs de votre prochain déménagement ;
- Étape 5 : Trier les documents et les archives ;
- Étape 6 : Effectuer l’installation des lignes de téléphone et Internet dans les nouveaux locaux ;
- Étape 7 : Dresser l’inventaire de votre parc informatique ;
- Étape 8 : Convoquer un prestataire pour le nettoyage des anciens locaux ;
- Étape 9 : Faire vos changements d’adresse auprès de tous les organismes officiels et sur les documents de l’entreprise (brochures, plaquettes, cartes de visite, site internet…) ;
- Étape 10 : Résilier vos abonnements d’électricité et d’eau.
Assurer la continuité pendant le déménagement de l’entreprise
L’organisation du déménagement sur un week-end évite toute rupture de l’activité de l’entreprise.
Votre installation sera optimisée si, en amont, vous avez pensé à l’aménagement des nouveaux locaux avant le déménagement.
Ainsi, si le mobilier doit être changé, pensez à le choisir et à le commander suffisamment tôt pour le mettre en place avant l’arrivée de l’entreprise. Vos bureaux seront prêts.
Déménagement Micro Entreprise : cas spécifique
Les démarches pour une micro entreprise dépendent de la nature de votre activité :
- Activités libérales : déclaration à l’URSSAF,
- Activités artisanales : déclaration à la Chambre des métiers et de l’artisanat,
- Activités commerciales : déclaration à la Chambre du commerce.
Après avoir fait votre déclaration en ligne, vous devez télécharger le formulaire pour l’expédier au CFE avec la photocopie de votre carte d’identité, un justificatif de domicile et un extrait d’immatriculation.
Vous recevrez ensuite un nouveau numéro de Siret, le SIREN est inchangé.
Déménagement d’entreprise : le droit des salariés
Vous avez l’obligation d’informer vos salariés vous-même ou par l’entremise des délégués du personnel si leur nombre est inférieur à 50.
Au-delà, c’est au comité d’entreprise ou au comité d’hygiène et de sécurité de s’en occuper.
- Si l’entreprise déménage dans la même zone géographique, le salarié ne peut pas refuser le changement de lieu de travail. A défaut, il s’expose à un licenciement pour motif personnel. Il ne peut pas prétendre non plus à une indemnité compensatoire pour couvrir ses frais de transport à moins d’apporter la preuve d’un surcoût.
- Si l’entreprise change de région et qu’aucune clause de mobilité géographique ne figure sur son contrat, le salarié est en droit de refuser. Il sera alors licencié pour motif économique.
Déménagement d’entreprise : quel délai de prévenance pour un salarié ?
Le délai de prévenance pour un salarié dépend de la convention collective et du motif du déménagement. Il n’y a donc pas de règle.
- Déménagement pour motif économique
Un délai de 1 mois est prévu en cas de déménagement pour motif économique.
Dans les autres situations, la bonne pratique est de prévenir suffisamment tôt pour que les salariés puissent anticiper (2 à 3 mois).
Déménagement d’entreprise : quels impacts sur le contrat de travail ?
Seul un déménagement dans une autre région obligera la signature par le salarié d’un avenant au contrat de travail, sauf si sa mobilité géographique y est prévue.
Il sera envoyé en recommandé avec accusé de réception.
Le salarié dispose alors d’un délai de 1 mois pour le refuser, ou de 15 jours en cas de liquidation judiciaire.
En fonction du service attendu par l’entreprise auprès du déménageur les tarifs peuvent varier, cependant comptez en moyenne entre 150 et 400 euros par poste pour un déménagement. Vous pouvez gratuitement obtenir un devis ici.
Pour faciliter la continuité des affaires courantes, il est recommandé de faire votre déménagement le week-end.
Entre 3 mois et 1 mois en fonction de la taille de l’entreprise.
Pour le bon déroulement nous vous conseillons de désigner une personne parmi les salariés qui soit en charge du déménagement.
